Информационные технологии в управлении бизнесом: роль в решении функциональных задач предприятия в ИТ

В статье мы подробно расскажем, что такое информационные технологии в организационно-контрольном управлении, дадим простое определение этому понятию и разберемся, как ИТ помогают развитию бизнеса.

Сегодня сложно представить успешную компанию без цифровых инструментов — от автоматизации рутинных операций до продвинутой аналитики, помогающей принимать стратегически важные решения. Они становятся не просто вспомогательным ресурсом, а настоящим двигателем эффективности, гибкости и роста. Почему необходимо понимать, как работает эта система, и какие задачи она способна решать в рамках предприятия? Об этом — в нашем материале.

ИТ — это совокупность процессов создания, хранения и передачи информации. Ассоциируются они, конечно, с компьютерами, ведь с их появлением развитие этой сферы ускорилось.

Современные информационные технологии предназначены для решения функциональных задач управления бизнес-процессами и объектами. Еще письменность позволяла вести учет и передавать знания. В XIX веке появились новые инструменты — печатные машинки, граммофоны, а в XX столетии — ЭВМ и диктофоны. Сегодня они решают те же задачи, но быстрее и эффективнее.

Современное предприятие невозможно представить без использования ИТ. Они играют ключевую роль в различных сферах жизни. Сегодня происходит активная цифровизация всех областей, где задействован человеческий труд. Руководители стремятся к автоматизации процессов и увеличению прибыльности за счет цифровых решений.

Чтобы информационные технологии для управления предприятием эффективно выполняли свою роль в современном бизнесе и оказывали благоприятное воздействие, программное обеспечение должно соответствовать следующим критериям при использовании:

• надежная защита данных;
• интуитивно понятный интерфейс;
• высокая скорость обработки информации;
• возможность работы как в локальной сети, так и через интернет;
• гибкая настройка прав доступа в зависимости от должностей.

Перед внедрением важно тщательно оценить, насколько система соответствует нуждам компании. Только тогда она станет полноценным помощником.

После того как мы разобрались, что представляют собой ИТ в управленческой среде, пора перейти к их основным видам. Ниже рассмотрим ключевые категории и особенности.

Сюда относят универсальные информационные технологии, которые используются в организации бизнеса различной направленности. Среди них:

• телекоммуникационные средства связи: мобильные сети, интернет, спутниковое и кабельное ТВ;
• текстовые IT — например, программы распознавания речи и ее преобразования в текст;
• графические инструменты — фоторедакторы, ПО для 3D-моделирования и дизайна;
• мультимедийный софт — одновременная работа с аудио- и видеоконтентом;
• системы управления базами данных — хранят и обрабатывают большие объемы информации;
• интернет-сервисы — электронная почта, мессенджеры, веб-сайты;
• программные продукты — создание и сопровождение;
• серверные технологии — обеспечивают сетевое взаимодействие между пользователями;
• средства кибербезопасности — защита от несанкционированного доступа и утечек;
• искусственный интеллект — обучение программ принимать решения, моделируя человеческое мышление.

Основная особенность базовых ИТ — универсальность. Они применяются как в промышленности, так и в повседневной жизни.

Эта категория включает специализированные продукты, ориентированные на конкретные направления деятельности. Например, образовательную сферу, финансы, логистику или производство.

Это:

• платформы онлайн-обучения;
• электронные базы данных для хранения материалов;
• системы контроля учебного процесса (цифровые классы и дневники, связь с родителями).

Таким образом, в этой области IT используются для передачи и накопления знаний.

При помощи информационных технологий для управления организацией возможно:

• проводить финансовый анализ;
• вести учет товарных запасов и затрат;
• защищать данные через шифрование;
• использовать экспертные площадки для поиска решений;
• применять справочно-правовые платформы (например, «Консультант Плюс», «Гарант»);
• управлять ресурсами предприятия с помощью ERP.

Благодаря этим инструментам государственные и коммерческие компании могут повышать точность управленческих заключений, снижать издержки и ускорять бизнес-процессы. ИТ становятся неотъемлемой частью устойчивого развития и конкурентоспособности в современной экономике.

В энергетической отрасли IT необходимы для координации большого числа подразделений. Вот несколько примеров:

• цифровые решения для обеспечения связи;
• контроль и учет ресурсов;
• биллинговые сервисы;
• сетевые коммуникационные платформы.

Эти технологии позволяют обеспечить стабильную работу инфраструктуры, повысить прозрачность операций и оперативно реагировать на сбои. В результате производственные предприятия достигают большей эффективности и снижают риски.

Даже в рамках массового корпоративного ПО существует десятки типов систем, решающих ключевые задачи автоматизации. Среди них:

• управление пользователями (например, LDAP);
• корпоративная почта и календари;
• мессенджеры для бизнеса;
• хранилища данных и документов (DWH, ECM);
• электронный документооборот (СЭД);
• базы знаний (KB);
• бухгалтерия, ERP;
• финансы и казначейство;
• PMS и бизнес-процессами BPM;
• роботизация (RPA);
• CRM, LMS, BI, программы лояльности, биллинг, скоринг;
• моделирование, прогнозирование, НСИ и MDM;
• EMM;
• обучение сотрудников, инновации, инвестиции.

Каждое из этих решений направлено на снижение издержек, повышение продуктивности и сохранение корпоративной экспертизы. Например, вместо десятков бухгалтеров, вручную считающих зарплаты, можно обойтись командой, работающей с автоматизированной системой. Сотрудник, согласующий документы через СЭД, работает быстрее, чем тот, кто ходит по кабинетам. Руководителю не нужно ждать отчетов, если все доступно в BI-аналитике в реальном времени.

CRM позволяет сохранить клиентскую информацию даже при увольнении менеджера. Служба поддержки, имея доступ к заявкам клиента, быстрее решает его проблемы.

Чем больше всего внедрено, тем важнее их интеграция. Пользователь не должен вводить одни и те же данные в разных сервисах. Наша компания White Tiger Soft готова обеспечить все необходимые интеграции и настройку CRM под ваши задачи — от автоматического обмена информацией между сервисами до полной автоматизации бизнес-процессов.

ИТ постоянно развиваются, подстраиваясь под новые процессы, требования безопасности и смену платформ. Это требует регулярной актуализации продуктов в компаниях.

Малые предприятия не всегда могут себе это позволить, поэтому часто используют облачные решения, в которых обновления выходят автоматически и учитывают потребности рынка. Так, во время пандемии многие сервисы оперативно добавили функции для удаленной работы.

У крупных корпораций задачи сложнее. Некоторые операции не требуют изменений годами, но другим нужна модернизация каждые пару недель. Поэтому в структуре работают целые команды специалистов: от аналитиков до разработчиков. Приведем в качестве примера использование современных информационных технологий для управления бизнесом в банковской сфере. Если банк не обновляет свое приложение, клиенты легко уйдут к конкурентам с более удобными сервисами. В наше время это — важный фактор при выборе финансового учреждения.

Руководители используют IT для принятия решений на основе оперативных и точных данных. Многие системы относятся к классу поддержки управленческого регулирования:

• почта и СЭД ускоряют документооборот и делают архив доступным;
• CRM показывает историю взаимодействия с клиентами;
• ERP помогает оценить ресурсы;
• дашборды дают полную финансовую картину в один клик.

Информационные технологии в сфере управления производством и бизнес-процессами не заменяют человека полностью, но освобождают его от рутины, позволяя сосредоточиться на стратегических задачах. С каждым годом растет роль мобильных приложений, IoT, Big Data и машинного обучения. И это — лишь начало.

IT в компаниях применяются в первую очередь для снижения затрат, повышения эффективности и сохранения корпоративного опыта. Но сегодня они — не просто инструмент, а важнейшее условие роста и развития.

К этой группе относятся следующие открытые ИТ-системы:

• SCM — используются при создании сложной продукции, комплектующие для которой поставляются от разных производителей. Для бесперебойной работы важно точное планирование логистики и контролирование на всех этапах.
• MRP — помогают контролировать закупки, производство и сбыт товаров, обеспечивая оптимизацию материальных потоков.
• HRM — направлены на подбор кадров, контроль эффективности работы и развитие сотрудников.

Подобные информационные технологии в управленческой деятельности позволяют новым и давно действующим организациям гибко реагировать на изменения рыночной ситуации, снижать издержки и повышать управляемость и эффективность ключевых бизнес-процессов.

Интеграция технологических решений — это многоэтапный и стратегически важный процесс, охватывающий анализ, планирование, обучение персонала и последующую поддержку. Успешное внедрение требует как технической экспертизы, так и грамотного управленческого подхода.

На начальном этапе проводится диагностика:

• выявление слабых мест;
• определение целей и перспектив развития.

К примеру, при трудностях с данными разумным выбором станет современная СУБД. Также проводится анализ рынка и конкурентных решений, что помогает сформировать обоснованную стратегию.

Выбираются инструменты, максимально соответствующие целям организации и совместимые с текущими системами. Это может быть как готовый продукт, так и индивидуально разработанное ПО. Надо избегать лишних затрат, поэтому интеграция с действующим программным обеспечением — важный момент.

Формируется четкий план внедрения: сроки, бюджет, ресурсы. Проводится настройка инфраструктуры, закупка оборудования, оформление лицензий. Например, при переходе в облако необходимо убедиться в стабильности интернета и достаточной пропускной способности сети. Также прорабатываются механизмы управления изменениями, чтобы облегчить адаптацию сотрудников к новым условиям работы.

Запуск IT-решений проходит через ряд последовательных шагов, каждый из которых важен для достижения устойчивого результата. Следует понимать, что это непростой процесс, который требует специализированных навыков и опыта, поэтому лучше доверить данную задачу специалистам нашего ИТ-агентства White Tiger Soft. Посмотреть примеры работ вы можете в кейсах.

До запуска информационных технологии формирования и управления бизнесом на уровне всей компании обычно проводится тестирование в ограниченном масштабе (этот подход помогает заранее обнаружить возможные неполадки). Кроме того, появляется возможность оценить, насколько эффективно нововведение работает в реальных условиях. Например, новая система может быть временно внедрена в одном отделе — это позволяет проверить ее влияние на рабочие моменты и коммуникацию. По итогам теста удается собрать обратную связь и внести необходимые изменения до финального внедрения.

Качественная подготовка сотрудников — обязательная часть интеграции. Даже самое функциональное программное обеспечение не даст результатов, если работники не умеют им пользоваться. Для этого компании организуют различные мероприятия: тренинги, семинары, видеоуроки и инструкционные материалы. Обучающая программа может быть как универсальной, охватывающей всех, так и специализированной — для тех, кто будет отвечать за администрирование платформы.

После завершения тестирования и обучения начинается основной этап — интегрирование на уровне всей организации. Ключевым моментом является корректное соединение новых решений с уже работающими, чтобы избежать технических сбоев и потери данных. Например, при внедрении CRM необходимо наладить ее взаимодействие с бухгалтерией и базой клиентов. Интеграция может включать синхронизацию информации, настройку пользовательских интерфейсов и автоматизацию рутинных операций.

После разработки и интегрирования информационных технологий управления важно обеспечить их стабильную работу и регулярное развитие. Это предполагает техподдержку, обновления ПО, устранение сбоев и мониторинг эффективности. Также компании проводят регулярную оценку функционирования, выявляя области, где возможно улучшение. Кроме того, это предусматривает наличие службы реагирования на обращения сотрудников и проработку сценариев быстрого решения проблем.

Обратите внимание! Немаловажной является адаптация системы под изменяющиеся потребности предприятия. По мере его роста или изменения внешних условий может потребоваться расширение функциональности, добавление новых модулей или интеграция с другими платформами. Важно, чтобы IT-решение не оставалось статичным, а развивалось вместе с организацией.

Мы подробно рассказали об общих характеристиках информационных технологий управления и их влиянии на бизнес. Они давно перестали быть вспомогательным инструментом — сегодня они играют ключевую роль в повышении эффективности, снижении затрат и обеспечении устойчивого развития компаний. Понимание принципов их внедрения, использования и поддержки позволяет адаптироваться к быстро меняющимся условиям рынка и добиваться конкурентных преимуществ.