Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, как можно автоматизировать работу в компании

В статье мы расскажем простыми словами, что такое система автоматизации бизнеса, дадим определение этому понятию и разберемся, как осуществляется данный процесс в компании. Данное нововведение позволяет предпринимателям упростить многие задачи, не погрязнуть в рутине и продолжить развивать свое дело.

Под этим термином подразумевается определенная последовательность повторяющихся действий. Они направлены на то, чтобы помочь организации достичь поставленных целей, повысить продуктивность сотрудников и эффективность. Для этого используются цифровые технологии и специальные программы. Они делают автоматически то, что ранее персонал выполнял вручную.

Этот процесс решает множество задач, которые существенно помогают. Рассмотрим каждую из них подробнее.

При помощи специализированного ПО возможно:

• сократить ручной труд, соответственно, сэкономить на его оплате;
• снизить издержки из-за недостаточной продуктивности;
• повысить скорость выполнения многих действий на предприятии, закрыть большее количество сделок.

Все перечисленное позволяет значительно сэкономить, а значит, и увеличить чистую прибыль.

Существует несколько способов ускорения бизнес-процессов в компании при автоматизации:

• сокращение длительности операций;
• обозначение конкретных сроков каждого рабочего этапа;
• назначение автоматических процедур при наступлении определенных событий;
• решение рутинных задач не вручную, а специализированным ПО.

Благодаря этому фирма работает как слаженный механизм: сделки заключаются быстрее, продукты производятся с минимальными временными затратами, заказчики обслуживаются качественнее.

Автоматизирование делает деятельность фирмы более прозрачной и высокотехнологичной, а также повышает управляемость:

• бизнес-процессы отслеживаются онлайн;
• держится контроль пути клиента по воронке продаж;
• есть возможность изучения отдачи по рекламным кампаниям;
• возможно объективно оценить KPI сотрудников;
• решаются и предотвращаются конфликтные ситуации между отделами.

Кроме того, отчетность и документы тоже формируются моментально, что позволяет контролировать все финансовые показатели.

Они являются одним из самых ценных ресурсов. С их помощью можно проанализировать эффективность работы и рынок, продумать маркетинговую стратегию, принять управленческие решения, опираясь на точные цифры.

Сбор информации вручную – это трудоемкая, сложная, дорогая цель. Поэтому важно решить, как автоматизировать этот бизнес-процесс.

Без автоматизации управление предприятием распадается на огромное количество задач. Управлять всем этим крайне непросто.

Если же операции будут выполняться автоматически, то все начнет происходить в единой системе, произойдет их упорядочивание. В результате контроль выполнения всех заданий и исправление ошибок становятся легче и быстрее.

Из-за него возможны следующие проблемы:

• затягивание сроков исполнения;
• пропущенные звонки от клиента;
• неотправленные своевременно коммерческие предложения;
• невнесенные данные из-за забывчивости сотрудника;
• задержки при исполнении клиентских заявок.

У автоматизированного бизнеса не бывает таких неприятных ситуаций, которые снижают его эффективность и заставляют терять прибыль.

Специалисты предприятия работают сообща, используя одни и те же инструменты и программы. За счет этого их действия становятся более согласованными, а сферы ответственности – наиболее понятными и прозрачными. Такая организация рабочей деятельности позволяет исключить конфликтные ситуации и недопонимание в коллективе, повысить лояльность сотрудников и предотвратить текучку кадров в организации.

Несмотря на все ее преимущества, бывают случаи, когда с ней все-таки лучше повременить. Например:

• запуск новой компании или очень интенсивное развитие уже действующего;
• БП пока не продуманы и не налажены;
• фирма имеет небольшой оборот средств;
• сотрудники не понимают ее достоинств и наотрез отказываются учиться чему-то новому;
• затраты на использование технологий выше, чем выгода от этого.

Основным отрицательным моментом автоматизирования является сильная формализация. Конечно, это обеспечивает прирост производительности, но в некоторых случаях становится недостатком.

Она подходит практически для любого направления. Начиная с небольшого интернет-магазина, заканчивая крупной корпорацией.

В организациях можно встретить разнообразные рабочие операции и способы управления ими. Причем их размеры и сферы деятельности могут значительно отличаться. Однако выгода, возникающая от автоматизированных технологий, является общей для всех. Конечно, есть ситуации, когда внедрять их не совсем целесообразно, об этом мы рассказали выше. Но они встречаются не так часто. В большинстве случаев такой подход сопровождается только преимуществами.

Существует несколько признаков, указывающих на необходимость внедрения:

• множество рутинных задач;
• обрабатываются обширные объемы данных;
• возникают трудности во взаимодействии с клиентами и внутри команды;
• БП взаимосвязаны и влияют друг на друга;
• компания чувствительна к задержкам;
• имеется обязательная необходимость соблюдения регуляторных требований и стандартов;
• возникает значительный объем работы;
• менеджмент требует высокого уровня ручного контроля.

Важно учитывать, что виды автоматизации управления бизнес-процессами будут отличаться. Например, для маленьких фирм характерно использование стандартных решений. Они, как правило, избегают дорогостоящих индивидуальных разработок, предпочитая облачные технологии или готовые пакеты.

Предприятия среднего масштаба, в отличие от малых, зачастую интегрируют различные IT-системы. В результате несколько приложений, которые обмениваются информацией, могут поддерживать одну функцию.

Крупные корпорации не ограничиваются отдельными операциями, а стремятся создать единую экосистему, которая охватывает множество подразделений. Часто такие проекты разрабатываются персонально.

Сделать это возможно в отношении практически любых БП. Однако желательно, чтобы их параметры и логику было осуществимо выразить математически. В отношении творческой деятельности это будет выполнить значительно сложнее.

Чаще автоматизированию подвергаются:

• обработка сделок;
• управление воронкой продаж;
• SMS и email-рассылки;
• оборот документов;
• учет.

Для стандартных операций удобно использовать готовые облачные решения. Их можно внедрить самостоятельно или привлечь несколько интеграторов.

Для крупных корпораций доступны более сложные сценарии, включая управление производственными процессами, контроль качества и HR-управление. Однако реализация таких проектов требует значительных финансовых вложений и наличия профессиональной команды разработчиков.

Существует большое количество решений на автоматизирования. Рассмотрим каждое из них.

Позволяет продуктивно управлять клиентской базой и взаимодействием с покупателями. С ее помощью создаются электронные карточки, назначаются ответственные менеджеры, устанавливаются сроки выполнения целей, формируются сценарии общения и анализируются результаты работы.

Основные функции:

1. Распределение заданий. После добавления нового клиента программа автоматически создает заявку, назначает ответственного, учитывая текущую нагрузку и особенности заказа (например, регион, стоимость или тип продукта).
2. Напоминания о задачах. Такие системы оповещают менеджеров о завершении сроков, отправляя уведомления на почту или в мессенджеры.
3. Обновление данных. CRM вносит изменения, позволяя видеть актуальное состояние заявок и избегать дублирования информации.
4. Рассылка. Менеджеры могут информировать заказчиков о статусе заказа с помощью автоматизированных сообщений (по SMS или электронке), что сокращает количество звонков.
5. Анализ эффективности отдела продаж. Руководители отслеживают показатели каждого сотрудника, учитывая сведения о разговорах, встречах, письмах и заключенных сделках.

Пример решения по автоматизации бизнеса от ИТ-агентства WhiteTigerSoft – CRM для агрегатора автосервисов «Умный гараж», где система используется для управления заказами, ведения чатов и работы с каталогами услуг. Оно помогает оптимизировать процессы обслуживания клиентов и улучшить качество взаимодействия с ними.

Объединяют инструменты для автоматизирования различных аспектов деятельности, включая HRM, ECM и другие. Они особенно востребованы в компаниях среднего и крупного масштаба. При этом необязательно внедрять все — достаточно выбрать модули, решающие конкретные задачи (например, бухучет или обработку заявок).

Итак, что можно автоматизировать на предприятии при помощи такого софта:

• управление производством, запасами и складом;
• контроль затрат и финансов;
• регламентированный учет;
• автоматизацию продаж;
• мониторинг ключевых показателей;
• интеграцию со сторонними платформами.

Внедрение ERP позволяет оптимизировать рутинные операции, повысить эффективность сотрудников, улучшить обслуживание и контролировать все ключевые задачи.

Их возможности:

• ответы на клиентские запросы;
• прием и обработка заявок;
• помощь в подборе персонала;
• интеграция с корпоративными системами;
• уведомление сотрудников о событиях;
• улучшение качества обслуживания.

Это эффективный инструмент для автоматизирования взаимодействия как внутри фирмы, так и с целевой аудиторией.

Автоматизируют ключевые процессы, связанные с персоналом, включая расчет заработной платы, подбор работников, управление кадровыми документами, а также учет отпусков, больничных и проведение инструктажей по технике безопасности. Благодаря этому компании сокращают трудозатраты и минимизируют ошибки.

Обеспечивают для бизнеса автоматизацию документооборота, что дает организации существенные преимущества. Вместо того чтобы отправлять бумаги по почте вручную или использовать бумажные копии для подписей, они создают упорядоченные маршруты согласования. Документы передаются автоматически, с четким регламентом выполнения задач, что ускоряет действия и исключает человеческий фактор.

Эти решения упрощают управление складским учетом, включая контроль за приемкой, выдачей, перемещением и хранением товаров. Также они интегрируются с другими инструментами для улучшения логистических процессов и предотвращения ошибок при учете запасов.

Это системы, созданные для упрощения логистики и повышения эффективности бизнеса. Благодаря им крупные компании могут автоматизировать:

• планирование и контроль перевозок;
• выбор наиболее подходящего вида ТС;
• определение оптимальных маршрутов доставки;
• отслеживание местоположения грузов.

Они не только снижают затраты, но и повышают качество обслуживания клиентов за счет прозрачности и оперативности. Предприятия могут быстрее адаптироваться к изменениям рынка и требованиям заказчиков.

Предназначены для комплексного управления и моделирования всех операций. Главная цель такой автоматизации бизнес-процессов в организации — не просто упростить выполнение отдельного действия, а обеспечить полную ясность всей операционной деятельности и выявить возможности для ее оптимизации.

Они позволяют автоматизировать множество действий, охватывающих несколько подразделений одновременно. Пример работы таких систем:

1. Колл-центр принимает звонок от клиента, идентифицирует его номер и передает эту информацию в CRM.
2. Программа определяет ответственного менеджера по базе и возвращает соответствующие сведения обратно в call center.
3. Вызов автоматически переадресуется на нужного специалиста.
4. ПО фиксирует различные взаимодействия, включая запись звонка, и добавляет их в клиентскую историю.

Кроме того, они помогают собирать данные из различных приложений для дальнейшего анализа, совершенствования бизнес-процессов и даже монетизации.

Их автоматизирование позволяет сократить количество сбоев и ускорить выполнение задач. Например, сотрудник забыл утвердить расходы. Программное обеспечение отправит ему напоминание. Если реакции не последует, через некоторое время робот сделает звонок и инициирует эскалацию.

Подобные решения позволяют заменить живого оператора во многих рутинных задачах.

Современные технологии на основе ИИ помогают компаниям снижать затраты на персонал, оптимизировать ключевые бизнес-процессы и проводить глубокий анализ данных. Эти инструменты находят применение в самых разных отраслях: от производства и торговли до строительства и сельского хозяйства.

Они открывают перед бизнесом широкие возможности:

1. Повышение уровня обслуживания. AI автоматизирует взаимодействие с клиентами, создавая персонализированные предложения и настраивая рекламу под потребности аудитории.
2. Рост эффективности сотрудников. Рутинные задачи передаются ИИ, что дает возможность специалистам сосредоточиться на выполнении стратегически важных заданий.
3. Принятие управленческих решений. Анализ с помощью искусственного интеллекта помогает руководителям получать точную аналитику и принимать взвешенные шаги.
4. Прогнозирование спроса. В торговле, строительстве и других сферах AI прогнозирует потребительский интерес, помогая организациям планировать запасы и оптимизировать производственные процессы.
5. Снижение простоев на производстве. Системы предсказывают возможные поломки оборудования, позволяя проводить профилактическое обслуживание и избегать сбоев.

Это лишь часть примеров внедрения ИИ. Его возможности очень обширны.

Они анализируют информацию о представителях ЦА и помогают создавать персонализированные предложения товаров и услуг. Благодаря такому подходу фирмы получают возможность привлекать покупателей, готовых совершить покупку.

Она требует поэтапного и осмысленного подхода:

1. Определение задач. Руководство анализирует проблемы, влияющие на эффективность, и формирует список для оптимизации с конкретными целями.
2. Описание. Проводится анализ текущих операций и подбор подходящего решения.
3. ТЗ. Создается пошаговая инструкция для внедрения, составленная либо сотрудником, либо подрядчиком.
4. Выбор продукта. Сервис подбирается с учетом требований как руководства, так и работников.
5. Тестирование. Программа устанавливается на тестовой группе, собирается обратная связь, устраняются ошибки и дорабатывается функциональность.
6. Обучение. Готовятся обучающие материалы, чек-листы и прочее.
7. Сопровождение. Обеспечивается стабильная работа системы и ее дальнейшая поддержка.

Программное обеспечение возможно внедрять как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков.

Нет универсальной формулы для оценивания, поскольку каждая компания имеет свои показатели. Лучше всего устанавливать целевые метрики до начала использования новых технологий. Примерные сроки окупаемости следующие:

• оптимистичный сценарий — 12 месяцев;
• реалистичный — 2 года;
• пессимистичный — трехлетний период и более.

Эти данные зависят от цены на внедрение, задач и оборота. Важно заранее определить цель автоматизирования, а затем заниматься его реализацией. Чем профессиональнее и опытнее команда, тем меньше сроки окупаемости.

Для предприятий малого и среднего масштаба эффективность измеряется через:

• сокращение времени на повседневные задачи, завершение сделок и продаж;
• улучшение KPI, с возможностью корректировки системы;
• снижение числа жалоб и запросов в службу поддержки.

Также оценку можно проводить через соотношение стоимости нововведений с оборотом, выручкой и чистой прибылью.

Из статьи вы узнали о полной автоматизации бизнес-процессов и как это возможно обеспечить. Благодаря технологиям и инструментам, предприятия могут не только ускориться в работе, но и повысить общую эффективность. Автоматизирование позволяет минимизировать человеческий фактор, снизить вероятность ошибок и сосредоточить ресурсы на стратегически важных задачах. Однако необходимо понимать, что успешное внедрение таких программ требует тщательной подготовки: от анализа текущих операций до выбора подходящего софта и его установки, интеграции. Недостаточно просто установить программное обеспечение – ключевым этапом становится его адаптация к уникальным потребностям вашей организации. Ознакомиться с различными эффективными решениями от ИТ-агентства WhiteTigerSoft вы можете в наших кейсах здесь.