Аутсорсинг — что это такое простыми словами, чем занимаются аутсорсинговые компании и нужны ли они бизнесу

Если говорить простыми словами, что такое аутсорсинг в работе, то это привлечение сторонних специалистов или фирм для выполнения определенных задач, которые раньше решались внутри компании. Таким образом, он помогает сосредоточиться на своих ключевых аспектах, передавая исполнение второстепенных функций нанятым исполнителям. Это может включать бухгалтерию, маркетинг, поддержку клиентов, разработку программного обеспечения и даже управление персоналом. В результате удается снизить расходы, повысить гибкость и получить доступ к профессионалам с высокой квалификацией. Давайте разберемся более подробно в этом процессе вместе.

Термин outsourcing означает «использование внешних источников». В реальной жизни этот формат рабочих взаимоотношений применяется для решения множества различных задач, таких как бухгалтерия, юриспруденция, логистика, производство, кадровые вопросы и многие другие. Он представляет собой модель взаимодействия, при которой одна фирма делегирует часть своих бизнес-процессов и функций стороннему исполнителю. Это эффективный способ оптимизации расходов: вместо того чтобы нанимать штатных сотрудников, можно воспользоваться услугами другой организации. Стороны подписывают договор подряда, согласно которому подрядчики выполняют работу для клиента, но получают оплату от аутсорсинговой организации.

Для лучшего понимания данного процесса приведем пример. Компания, занимающаяся разработкой мобильных приложений, может решиться на передачу части ответственности. Например, для создания дизайна или программирования определенных функциональных модулей. Вместо того чтобы нанимать целую команду дизайнеров и разработчиков, она заключает соглашение с внешней фирмой, специализирующейся на подобных задачах.

Мы разобрались, что такое outsource, но давайте еще рассмотрим, каким образом появилась данная модель. Ее концепция уходит корнями в древность, прообразом можно считать систему рекрутинга, действовавшую в Римской империи. Рекрутеры того времени занимались наймом моряков для флота и солдат для армии, получая за это вознаграждение.

В XIX веке в Европе начали работать агентства, специализирующиеся на подборе домашней прислуги. В XX столетии в западных странах развивается юридический аутсорсинг – компании предоставляют услуги постоянным партнерам.

Примером раннего использования данной модели в его нынешнем виде является ситуация в корпорации General Motors. В 1921 г. ее директор Альфред Слоун предложил кардинально переработать производственный процесс, привлекая внешние ресурсы, чтобы избежать финансового краха. Этот шаг сыграл ключевую роль в становлении предприятия, и через 14 лет оно стало лидером в автомобильной индустрии.

Знаменитый случай с аутсорсингом произошел в начале 1990-х гг., когда Kodak передала свое IT-подразделение в IBM. Это решение оказалось выгодным для обеих сторон: Кодак получила качественные ИТ-услуги и сократила расходы на персонал, а International Business Machines укрепила позиции на рынке и улучшила квалификацию своих специалистов. Этот случай стал примером для изучения в бизнес-школах по всему миру.

В 1980-1990-е гг. данную модель преимущественно связывали с производственными процессами и информационными технологиями. Однако экономический кризис 1998 г. поспособствовал росту «лизинга» персонала. Сначала появились охранные фирмы, а затем бухгалтерские, кадровые и другие агентства, которые предоставляли неквалифицированных работников, таких как грузчики, упаковщики и кассиры.

Конец 1990-х гг. стал временем, когда аутсорс начал охватывать более сложные бизнес-операции: бухучет, маркетинг и управление персоналом.

В XXI веке в мире активно развивается концепция «outsourcing знаний». Это включает в себя передачу интеллектуальных процессов, таких как разработка патентов, юридические и медицинские процедуры, а также научные исследования и консультирование.

В России аутсорсинг-компании стали формироваться в 1990-2000 гг. И в этот период популярность приобрели услуги, связанные с неквалифицированным трудом, а также охранные, бухгалтерские и IT. Подобные практики существовали еще при Петре I, который привлекал иностранных специалистов для работы в России в таких областях, как инженерия, финансы и кораблестроение.

В 2016 г. в нашей стране был принят закон, ограничивающий использование данной модели в трудовых отношениях, чтобы избежать злоупотреблений. В частности, запрещалась ситуация, когда работник выполнял обязанности штатного сотрудника, но не имел тех же прав и условий. С этого времени outsourcing в России может осуществляться только аккредитованными агентствами, что повлияло на отрасль в целом.

Например, объем рынка демонстрировал стабильный прирост: в 2017 г. он увеличился на 10% по сравнению с предыдущим годом, а в 2020 составил 13,7%.

Этот тренд продолжает развиваться. Направление IT-услуг в сфере аутсорсинга показывает более высокий рост, если сравнивать с западными странами. В 2022 г. он составил 18%, в то время как на Западе — менее 4%. Однако в целом уровень развития аутсорса в РФ остается низким по сравнению с мировыми стандартами.

Рассмотрим, чем занимается аутсорсинговая компания в различных направлениях бизнеса:

1. Финансовые услуги. Ведение бухгалтерии, налогообложение, подготовка отчетности, а также консультирование по вопросам финансов и налогового планирования часто аутсорсится. Особенно малым и средним фирмами, которым нецелесообразно содержать штат бухгалтеров.
2. IT. Аутсорсинг может включать разработку программного обеспечения, техподдержку, администрирование серверов, поддержку инфраструктуры и облачные решения. Это позволяет сконцентрироваться на своей основной деятельности, не тратя ресурсы на найм и обучение ИТ-специалистов. Обратиться за профессиональной помощью вы можете в агентство WhiteTigerSoft. Ознакомьтесь с нашим портфолио здесь.
3. Маркетинг и реклама. Внешние исполнители занимаются созданием рекламных кампаний, разработкой контента, управлением социальными сетями и анализом рынка.
4. HR. Включает найм персонала, ведение кадровых документов, расчет заработной платы, оформление рабочих отношений и консультирование по вопросам трудового законодательства.
5. Логистика и складирование. Сюда входят хранение товаров, перевозки, управление складскими запасами. Это помогает значительно снизить расходы, так как требует специфических знаний и инфраструктуры, которые не всегда нужны на постоянной основе.
6. Обслуживание клиентов (Call-центры). Часто передают обработку звонков и техподдержку через электронную почту или чаты. Это позволяет сэкономить на штате и улучшить качество обслуживания.
7. Юридические услуги. Внешние фирмы занимаются составлением договоров, консультированием, представительством в суде и прочим.
8. Продажи. Сторонние компании осуществляют реализацию товаров, поиск поставщиков и закупки.
9. Производственные и вспомогательные процессы. Например, функции по производству, упаковке или обслуживанию оборудования.
10. Образование и тренинги. Аутсорсинг обучения и повышения квалификации персонала позволяет получить доступ к специализированным тренерам и образовательным программам без необходимости создавать внутренние обучающие структуры.

Таким образом, ситуаций, когда могут потребоваться подобные работы, много.

Чтобы разобраться в данном вопросе, давайте вспомним, что такое аутсорсинговые услуги, как переводится это понятие, какое взаимодействие подразумевают остальные варианты:

• outsourcing — делегирование определенных функций для долгосрочного сотрудничества;
• freelance — это деятельность независимых специалистов на временной основе по конкретным проектам, без длительных обязательств;
• outstaffing заключается в том, что предприятие нанимает сотрудников через внешнюю фирму, при этом они работают внутри организации заказчика, но остаются в штате аутстаффера.

Как видите, это совершенно разные модели деловых отношений.

Как мы уже выяснили, аутсорсеры – это внешние сотрудники, которые берут на себя определенные бизнес-функции, что дает заказчикам много преимуществ. Фирмы обращаются к аутсорсинговым партнерам, чтобы сосредоточиться на своей основной деятельности, снизить затраты и получить доступ к специализированным знаниям.

Процесс начинается с выбора партнера, заключения контракта и согласования условий. Далее исполнитель принимает задачи, следуя заранее установленным требованиям. Контроль и управление всем часто остаются за заказчиком, который отслеживает результаты и эффективность.

Мы рассказали, что такое аутсорсинговая компания простыми словами и зачем нужны эти организации. Теперь разберемся, какие типы аутсорсинга существуют.

Рассмотрим разновидности ниже в таблице:

По данной классификации существует следующее подразделение:

• руководитель сам всем управляет, нанимая специалистов под каждое задание;
• штатный сотрудник занимается подбором подрядчиков, ставит цели и контролирует их исполнение;
• компания передает все задачи по договору.

Это позволяет выбрать оптимальный подход в зависимости от ресурсов предприятия и уровня контроля, который она хочет сохранить над процессами.

Все виды представлены ниже в таблице:

Многие компании сталкиваются с тем, что им не хватает внутренних ресурсов для выполнения всех бизнес-операций. А это значит, что аутсорсинг может потребоваться почти каждой организации.

Для небольших фирм содержание ИТ-отделов, финансовых, маркетинговых, логистических и других вспомогательных подразделений зачастую экономически нецелесообразно. Эти структуры не занимаются непосредственным производством и напрямую не влияют на доходы. Обращение в сторонние организации помогает существенно сократить издержки, передавая непрофильные задачи внешним специалистам.

На этапе запуска проекта молодые компании сталкиваются с высокой степенью неопределенности. Формирование полного штата сотрудников, приобретение оборудования и программного обеспечения сопряжены с немалыми рисками. В такой ситуации рациональнее воспользоваться услугами аутсорсеров. Они обеспечат экспертную поддержку, проконсультируют по юридическим, финансовым и организационным вопросам, а также помогут минимизировать затраты на начальной стадии.

Нерегулярная нагрузка на работников — распространенная проблема в сферах, где спрос подвержен значительным колебаниям, например, в ритейле. В периоды пиковых продаж аутсорсинг приходит на помощь – это означает, что он позволяет справляться с ажиотажем, а в межсезонье избавляет от необходимости оплачивать простой штатных работников. Помогает гибко управлять ресурсами и повышать рентабельность.

Передача обязанностей в сторонние организации имеет свои положительные и отрицательные моменты. Рассмотрим их подробнее.

К ним можно отнести следующее:

• уменьшение издержек;
• удобство масштабирования бизнеса любого направления деятельности;
• получение гарантированного результата в сравнении с фрилансерами;
• простота контроля.

Аутсорсинговая компания открывает доступ к профессиональной экспертизе, а это значит, что сможете сосредоточиться на ключевых аспектах деятельности. Это делает вас более гибкими и эффективными в условиях перемен.

Существуют и недостатки:

• риск утечки конфиденциальной информации, так как к работе привлекаются третьи лица;
• вероятность выполнения аутсорсерами своих обязанностей некачественно.

Передача задач сторонним исполнителям требует особого внимания к выбору подрядчиков и их контролю. В противном случае это может привести к дополнительным убыткам для предприятия.

Процесс делегирования бизнес-функций можно условно разделить на три основных этапа.

1. Подготовка. На этом шаге важно составить ТЗ. Необходимо определить, какие задания, в каком объеме будут переданы, установить бюджет, сроки, а также ожидаемые результаты. Кроме того, следует продумать, кто и каким образом будет контролировать процесс.
2. Выбор партнера. Проводится анализ предложений на рынке, чтобы найти наиболее подходящего подрядчика. Обязательно нужно проверить его надежность: изучить отзывы, ознакомиться с опытом, оценить результаты предыдущих проектов. Если возможно, полезно лично посетить офис поставщика, чтобы убедиться в его компетентности.
3. Заключение договора. В нем фиксируются ключевые моменты: перечень работ, сроки, стоимость, ожидаемые результаты, зоны ответственности сторон и способы разрешения спорных ситуаций.

Обычно исполнитель назначает менеджера проекта, который организует деятельность команды: распределяет задачи, контролирует их выполнение, взаимодействует с клиентом и предоставляет отчеты. Заказчик отслеживает результаты и оценивает качество оказанной помощи.

Если вы ищете партнера для передачи обязанностей в области информационных технологий, наша компания WhiteTigerSoft готова взять их на себя. Мы предлагаем полный спектр услуг, включая разработку программного обеспечения, поддержку инфраструктуры и консультирование. Наша команда состоит из опытных специалистов, которые помогут оптимизировать ваши процессы, сократить расходы, защитить данные и повысить эффективность работы.

В статье мы объяснили простыми словами значение слова аутсорсинг, рассказали, кто такой аутсорсер и чем этот партнер будет полезен для вашего бизнеса. Данный подход является эффективным инструментом, позволяющим предпринимателям сосредоточиться на ключевых задачах, снижая издержки и повышая качество выполнения вспомогательных функций. Правильный выбор подрядчика и грамотное управление процессами сотрудничества помогут вам вывести компанию на новый уровень, повысив ее гибкость и конкурентоспособность.